Bewaartermijnen voor data worden bepaald op basis van het doel waarvoor gegevens zijn verzameld en de wettelijke verplichtingen die daarbij horen. In de praktijk betekent dit dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig is om een concreet, vooraf vastgesteld doel te realiseren, zoals dienstverlening, administratie of wettelijke verantwoording. Zodra dat doel is bereikt of vervalt, ontbreekt de grondslag om de gegevens te blijven opslaan.
Bij het vaststellen van een bewaartermijn spelen meerdere factoren tegelijk. Wetgeving kan minimale of vaste termijnen voorschrijven, terwijl privacyregels juist maximale grenzen stellen. Daarnaast telt mee of gegevens nodig blijven voor contractuele verplichtingen, geschilafhandeling of beveiligingsdoeleinden. Wat vaak wordt onderschat, is dat technische systemen standaard geneigd zijn data te blijven vasthouden, ook wanneer de functionele noodzaak is verdwenen.
Een zorgvuldige bewaartermijn is daarom geen technisch detail, maar een bewuste afweging tussen noodzaak, verantwoordelijkheid en risico, vastgelegd voordat data wordt verzameld.