Zelf de onderhoudsstaat van je website beoordelen – kan dat?

Ja, dat kan. Je hoeft geen ontwikkelaar te zijn om een redelijke eerste indruk te krijgen van de onderhoudsstaat van je website. Je zult niet ieder technisch detail zelf kunnen beoordelen, maar je kunt wel controleren of belangrijke zaken geregeld zijn, de juiste vragen stellen en herkennen waar nader onderzoek nodig is. Dat is ook het doel van zo’n beoordeling. Niet om zelf een volledige technische audit uit te voeren, maar om vast te stellen of de website aantoonbaar wordt onderhouden. In dit artikel lopen we de belangrijkste onderdelen langs.

1. Wordt de software regelmatig bijgewerkt?

De meeste websites draaien op een contentmanagementsysteem, zoals Drupal of WordPress. Daarnaast worden vaak modules, plugins, thema’s en andere uitbreidingen gebruikt.

Voor al die software verschijnen updates. Sommige updates voegen functies toe of lossen fouten op. Andere zijn nodig om beveiligingsproblemen te verhelpen.

Je hoeft niet zelf te beoordelen welke update precies nodig is. Wel moet duidelijk zijn of updates structureel worden uitgevoerd.

Dit kun je zelf controleren

Log in op het beheergedeelte van de website en kijk of daar meldingen over beschikbare updates staan.

Bij sommige systemen zie je direct dat onderdelen verouderd zijn. Bij andere websites is dat minder duidelijk of is deze informatie alleen zichtbaar voor een technisch beheerder.

Dit kun je navragen

Vraag aan je webbureau of beheerder:

• wanneer de website voor het laatst is bijgewerkt;
• hoe vaak er op updates wordt gecontroleerd;
• of beveiligingsupdates met voorrang worden uitgevoerd;
• of ook modules, plugins en andere uitbreidingen worden meegenomen.

Een antwoord als “we kijken er regelmatig naar” zegt nog niet zoveel. Een datum, werkwijze of onderhoudsrapport is concreter.

2. Wordt de gebruikte software nog ondersteund?

Software wordt niet onbeperkt onderhouden.

Op een bepaald moment stopt de ondersteuning van een CMS-versie, PHP-versie, module of plugin. Vanaf dat moment kunnen er geen reguliere updates meer verschijnen.

Dat betekent niet dat de website direct stopt met werken. Wel wordt onderhoud lastiger en kunnen risico’s toenemen.

Dit kun je zelf controleren

Soms staat de versie van het CMS in het beheergedeelte. Bij Drupal en WordPress is die informatie meestal ergens terug te vinden, al verschilt de precieze plek per installatie.

Kun je de versie niet vinden, dan is dat geen probleem. Vraag ernaar.

Dit kun je navragen

Vraag om een kort overzicht van:

• het gebruikte CMS en de versie;
• de gebruikte PHP-versie;
• belangrijke modules, plugins of koppelingen;
• de ondersteuningsstatus van deze onderdelen.

De belangrijkste vraag is eenvoudig: Worden alle belangrijke onderdelen van onze website nog officieel ondersteund? Het antwoord hoeft niet uitgebreid te zijn, maar moet wel duidelijk zijn.

3. Werken de belangrijkste onderdelen nog goed?

Een website kan technisch online zijn en toch ergens een praktisch probleem hebben.

Denk aan een formulier dat geen e-mail meer verstuurt, een download die ontbreekt, een zoekfunctie die niets vindt of een automatische bevestiging die niet aankomt.

Juist deze onderdelen kun je vaak prima zelf testen.

Dit kun je zelf controleren

Loop de belangrijkste handelingen op de website eens door alsof je een bezoeker bent. Test bijvoorbeeld:

• Het contactformulier;
• Een offerteaanvraag;
• Een inschrijving;
• Een bestelling;
• De zoekfunctie;
• Downloads;
• Links in automatische e-mails;
• Inloggen en wachtwoord herstellen.

Controleer niet alleen of je geen foutmelding krijgt. Kijk ook of de informatie werkelijk op de juiste plek terechtkomt. Bij een formulier betekent dat bijvoorbeeld:

• verschijnt er een duidelijke bevestiging;
• komt de e-mail aan;
• wordt de inzending opgeslagen;
• ontvangt de juiste medewerker het bericht?

Doe deze test ook op een mobiele telefoon. Een website kan op een groot scherm goed werken en mobiel toch onhandig of deels onbruikbaar zijn.

4. Is de website voldoende snel en stabiel?

Je hoeft geen snelheidsmeting tot achter de komma uit te voeren. Voor een eerste beoordeling kun je vooral kijken naar het normale gebruik.

Dit kun je zelf controleren

Open verschillende pagina’s, liefst op meerdere apparaten. Let op:

• duurt het lang voordat een pagina verschijnt;
• reageert het menu direct;
• laden afbeeldingen normaal;
• verspringen onderdelen tijdens het laden;
• werkt het beheergedeelte redelijk vlot;
• zijn er regelmatig foutmeldingen of korte storingen?

Een eenmalige trage pagina hoeft niets te betekenen. Terugkerende vertragingen of foutmeldingen zijn wel reden om verder te kijken.

Je kunt daarnaast een openbare snelheidstest gebruiken, zoals PageSpeed Insights. Zie de score vooral als een aanwijzing, niet als een eindrapport. Een lage score vertelt dat er iets onderzocht kan worden, maar niet automatisch wat er precies mis is.

5. Zijn de basismaatregelen voor beveiliging geregeld?

Een volledige beveiligingscontrole is specialistisch werk. Toch zijn er een aantal zaken die je zelf kunt nalopen.

Dit kun je zelf controleren

Controleer of:

• de website via HTTPS bereikbaar is;
• de browser geen beveiligingswaarschuwing toont;
• medewerkers ieder een eigen account hebben;
• oude accounts zijn verwijderd;
• accounts niet met meerdere mensen worden gedeeld;
• niet iedereen automatisch volledige beheerdersrechten heeft;
• tweestapsverificatie beschikbaar is.

Kijk ook eens naar de lijst met gebruikers. Daar staan geregeld nog accounts tussen van voormalige medewerkers, oude bureaus of tijdelijke leveranciers.

Dit kun je navragen

Vraag hoe beveiligingsmeldingen worden gevolgd. Bijvoorbeeld:

• wie controleert of er nieuwe kwetsbaarheden zijn;
• wie bepaalt of die gevolgen hebben voor de website;
• hoe snel beveiligingsupdates worden uitgevoerd;
• wie wordt ingeschakeld bij een incident?

Het doel is niet dat iemand belooft dat er nooit iets mis kan gaan. Het doel is dat duidelijk is hoe risico’s worden beperkt en wie handelt wanneer dat nodig is.

6. Zijn er bruikbare back-ups?

Dat er ergens back-ups worden gemaakt, betekent nog niet automatisch dat de website goed kan worden hersteld.

Een bruikbare back-up bevat in ieder geval de bestanden en de database van de website. Daarnaast moet bekend zijn hoe vaak de back-up wordt gemaakt en hoe lang deze wordt bewaard.

Dit kun je navragen

Vraag:

• hoe vaak er een back-up wordt gemaakt;
• wat precies wordt geback-upt;
• waar de back-ups worden opgeslagen;
• hoe lang ze worden bewaard;
• wie de website kan herstellen;
• wanneer voor het laatst een hersteltest is uitgevoerd.

Vooral die laatste vraag is belangrijk. Een back-up waarvan nooit is getest of hij kan worden teruggezet, geeft minder zekerheid dan vaak wordt gedacht. Je hoeft niet iedere maand een volledige hersteltest uit te voeren. Maar iemand moet wel weten hoe het werkt en af en toe controleren of de back-ups werkelijk bruikbaar zijn.

7. Wordt de website actief gemonitord?

Bij monitoring wordt automatisch gecontroleerd of de website bereikbaar is en of bepaalde technische onderdelen goed blijven werken.

Dat kan heel eenvoudig zijn, bijvoorbeeld alleen een melding wanneer de website offline is. Het kan ook uitgebreider, met controles op foutmeldingen, certificaten, schijfruimte, automatische taken of formulieren.

Dit kun je navragen

Vraag:

• wat er precies wordt gemonitord;
• wie meldingen ontvangt;
• binnen welke termijn erop wordt gereageerd;
• wat er buiten kantooruren gebeurt;
• of terugkerende fouten ook structureel worden opgelost.

Monitoring heeft alleen waarde wanneer meldingen bij de juiste persoon terechtkomen en daar ook iets mee gebeurt.

8. Is duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is?

Dit is minstens zo belangrijk als de techniek.

Bij veel websites zijn meerdere partijen betrokken. De hostingpartij beheert de server, een webbureau onderhoudt de software en de organisatie beheert zelf de inhoud.

Dat kan prima werken, zolang de verdeling duidelijk is.

Dit kun je navragen

Leg vast wie verantwoordelijk is voor:

• updates;
• hosting;
• beveiligingsmeldingen;
• back-ups;
• herstel;
• monitoring;
• functionele tests;
• ondersteuning bij storingen;
• inhoudelijk beheer.

Het hoeft geen uitgebreid juridisch document te zijn. Een overzicht van één pagina kan al voldoende zijn.

Het belangrijkste is dat niet meerdere partijen ervan uitgaan dat iemand anders het wel doet.

Een eenvoudige beoordeling

Na deze controle kun je de onderhoudsstaat grofweg indelen.

Goed

De website wordt regelmatig bijgewerkt, de gebruikte software wordt nog ondersteund en belangrijke functies worden getest. Back-ups, monitoring en verantwoordelijkheden zijn duidelijk geregeld.

Aandacht nodig

Onderhoud wordt wel uitgevoerd, maar niet volgens een duidelijke werkwijze. Informatie over updates, back-ups of monitoring is moeilijk te krijgen. Er zijn oude accounts, terugkerende foutmeldingen of onderdelen die al lange tijd niet zijn gecontroleerd.

Urgent

Belangrijke software wordt niet meer ondersteund, beveiligingsupdates blijven liggen, back-ups zijn niet aantoonbaar bruikbaar of belangrijke functies werken niet betrouwbaar.