Een acceptatieproces is de formele vaststelling dat een opgeleverde wijziging voldoet aan vooraf vastgelegde eisen en daarmee wordt goedgekeurd. Het bepaalt expliciet wanneer verantwoordelijkheid overgaat van uitvoerende partij naar opdrachtgever of beheerder, op basis van afgesproken criteria zoals functionaliteit, beveiliging en performance.
In de praktijk houdt dit in dat vooraf wordt vastgelegd wat als “gereed” geldt en wie bevoegd is om dat oordeel te vellen. Zonder deze stap blijft onduidelijk of iets slechts is opgeleverd of daadwerkelijk is aanvaard, met alle discussies over aansprakelijkheid en herstelwerk van dien.
Een acceptatieproces scheidt uitvoering van goedkeuring. Het maakt zichtbaar welk risico wordt overgenomen op het moment van akkoord en voorkomt dat verwachtingen en verantwoordelijkheden achteraf door elkaar gaan lopen. Het is daarmee het formele grensmoment tussen bouwen en dragen.